怎样当好学校办公室主任

　　
　　认清形势 准确定位 提高效率 当好办公室主任
　　学校办公室是学校的重要职能部门，作为高校办公室主任，既联系上下，又协调左右，既是学校领导的参谋，又是学校日常事务的“主管”，是办公室运转的中枢。办公室主任是否称职，对办公室职能作用的发挥起着关键作用，事关学校全局工作的正常运行。因此，作为学校办公室主任，应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责地履行自己的职责，富有成效地做好办公室工作。下面，我结合实际，谈谈当好高校办公室主任的几点体会。
　　一、认清形势，增强做好办公室工作的使命感和责任感
　　就我校来看，过去的一年，是学校发展史上具有重要意义的一年。校党政班子的换届和校第十次党代会的召开，明确了我校今后几年的发展目标、任务和发展思路，就是要解放思想，抓住机遇，努力奋斗，加快发展，为建设特色鲜明的高水平大学打好基础。特别是教育部已经明确将于2005年对我校开展本科教学工作评估，全校各级各部门的工作任务都非常艰巨。面临新的形势、新的任务，对我校办公室工作也提出了新的、更高的要求。所以，我认为，作为学校办公室主任，必须适应新的情况，进一步增强责任意识、服务意识、效率意识、创新意识，努力做好办公室工作。
　　责任意识，就是要增强工作的责任感。这是因为，办公室的工作无小事，如果一个环节出现差错，就会牵一发而动全身，影响本部门甚至全校其他工作的开展。比如编发信息、草拟公文等等，这些工作看起来都是一些具体的小事，但件件都关系到本部门与学校的日常工作开展，耽误了就是大事，就会贻误工作，就会影响领导决策的落实。因此，作为办公室主任，首要的就是要增强工作责任心，以高度负责的态度对待每一项工作，保证学校工作的正常运转。
　　服务意识，就是要牢固树立全心全意为师生员工服务的思想。既要为领导当好参谋助手，又要做好各项协调服务，理顺和处理好各种关系，并把广大师生员工普遍关心、关注的问题作为工作的重点，切实为群众做好服务。
　　效率意识，就是要有紧迫感和只争朝夕的精神，增强时效观念，善于总结工作经验，把握办公室工作的规律，形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。
　　创新意识，就是要努力探索做好新形势下办公室工作的新思路、新办法、新机制、新途径，注意结合实际，敢于打破陈旧观念，勇于研究新情况，解决新问题，不断开创工作的新局面，适应新形势对我们的要求，努力为学校和本部门的改革、建设和发展做出应有的贡献。
　　二、准确定位，当好领导的参谋和助手
　　作为办公室主任，仅仅有责任感是不够的，办公室主任另一项重要的工作就是要当好领导的参谋和助手。那么，怎样才能当好学校领导的参谋和助手呢？我认为，以下几点非常重要。
　　一要准确定位。找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不到“感觉”。办公室主任处于一个“总管家”的位置，围绕着中心工作，上协调领导，下联系师生员工，各种事务都要过问，其他同志管不了、不该管的，都要办公室主任去管。办公室主任还具有领导与被领导的双重角色，在办公室范围是领导者，对于学校的领导来说则是被领导者。既要当好领导，管理好下属，协调好各部门之间的关系，又不能把自己摆到“当官”的位置上。总之就是要当好服务员、协调员，把握好所应扮演的角色，把握好工作分寸，做到管事不巨细，参谋不决断，助手不越权，工作要到位。
　　二要抓住工作重点。从大的方面说，重要是根据学校中心工作抓好部门的中心工作和重点工作。在工作中要及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，以便领导科学决策。一旦决策制定后，要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。
　　三要善于协调。首先要协调好上下的关系。要坚持“实事求是”的原则，对上要尊重而不盲从，服务而不奴卑，还不能违背原则。胡锦涛同志2004年1月12日在中纪委第三次全会上发表的重要讲话强调：“必须大力弘扬求真务实精神，大兴求真务实之风”，这是在当前新形势下对我们坚持党的思想路线提出的新要求。陈云同志也说过，“要不唯书，不唯上，要唯实”。对下要以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，更不能越权指挥。再是协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上，充分调动各方面的积极性，营造良好的工作氛围。一方面要通过信息反馈、工作交流、请示报告等向上汇报工作，积极争取上级的支持、重视和理解；另一方面还要通过深入基层、调查研究、总结典型、工作指导等形式向下联系师生员工，加强相互之间的协调配合，共同把工作做好，起到学校与领导与师生员工联系的桥梁作用，维护好领导形象。
　　三、提高工作效率，充分发挥办公室的综合效能作用
　　学校办公室工作千头万绪，复杂烦琐，要做好办公室工作，重在提高工作效率和充分发挥自身的综合效能。我个人认为，要提高工作效率，关键在于做好三个方面的工作。
　　一要加强理论学习，努力提高自身素质。办公室主任一定要加强学习，更新知识，提高自身素质，具备作为办公室主任所必要的能力。自身素质强，就会产生内在“魅力”和影响力。也就是说，当好办公室主任，不仅要靠权力的影响力，更要注重发挥自身非权力因素的影响力，靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作，只有二者有机结合，才能更好地开展工作。要增强素质，又关键在于学习。要学理论、学政策、学技术、学管理，提高综合素质。如办文办事能力，它是多种能力的综合体现，最基本的如专业知识能力、领会领导意图的能力、驾驭局势的能力、语言表达能力、处理复杂事务的能力以及社会交往能力等，都是当好办公室主任所不可缺少的条件。所以，作为学校办公室主任，要加强各方面的修养和学习，全面提高自身素质，做一个办公室工作上的行家里手。
　　二要明确职能，分清职责，搞好服务。办公室主任必须要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，在有限的时间里办好应办之事。要善于明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为。办公室主任的职能是通过服务领导和办理具体的事务性工作来实现的，办公室主任的地位和作用更是通过为领导、为师生员工的服务来确立和发挥的。办公室主任的工作特点，决定了工作的兼容性和复杂性。办公室主任的主要任务是决策的执行者，不是决定者，要尽力当好服务员，多干为他人作嫁妆的活，少干替别人用权的事。拾遗补缺的活要积极去做，指手划脚的事要尽可能不做。要善于分工和授权，一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下属大胆工作。不要事无巨细，事必躬亲。工作有成绩，也会有不足，不要跟其他同志抢功争好，尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实，力求实绩、实效，真正做到真实地反映情况，扎实地开展工作。
　　三要无私奉献，扎实工作。办公室主任要发扬老黄牛精神，任劳任怨，无私奉献，求真务实，扎实做好每一件事。一是做到服务不添乱。办公室主任要尽自己的努力，多干一点，多累一点，尽量为学校领导减少一些事务性工作，让领导从日常事务性工作中摆脱出来，去从事更重要的工作。在办理具体事务工作时，要严格按领导的意图办，做到少动嘴，多动脑，不乱表态，不乱办事，不添乱子。二是做到解难不添忧。办公室主任要做到遇事不推诿，不扯皮，尽心尽力，尽职尽责，发挥自身优势，协调各方关系，多为基层、为师生员工排忧解难。三是服务不误事。服务工作尽管平凡、琐碎，但非常重要，直接关系到领导和本部门的形象，学校办公室主任必须切实做到大事不误、小事不漏，服务要实事求是、周到细致。
　　四要养成良好的习惯，勤走、勤记、勤看。勤走，就是平时要多进行调研和开展交流，搜集一些相关信息，一方面为自己公文写作收集素材，另一方面还可给学校领导提供准确的信息，帮助领导正确决策。勤记，就是注意养成记录的良好习惯。俗话说：“好记性不如烂笔头”。由于办公室事务纷繁芜杂，如果不养成记录的好习惯，把工作安排得井井有条，那么只会一天到晚手忙脚乱，丢三拉四，没有头序，工作效率必然低下。勤看，就是平时要注意观察，“眼观六路，耳听八方”，对方方面面的细节要多留意，也许从不经意的小事中也能获得一些宝贵的、有用的信息。
　　总之，作为高校办公室主任，在平时工作中，我们要坚持做到“不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为。”要求自己：一要讲职责，义无反顾。办公室主任的职责是什么，要做到心里始终清楚，遇到的事情不管多难，都应义无反顾，挺身而出。二要讲品质，身先士卒。办公室主任就是领导的延伸，在关键时刻，就应该带头冲锋陷阵，替领导分忧解愁，这是职责义务，更是对办公室主任品质的检验。三要讲艺术，左右逢源。处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方法，要带着感情做工作，大道理要讲，小道理也不可不说，要既讲原则，又讲灵活。四要讲精神，敢于碰硬。否则，一味追求和为贵，别人不把你当回事，协调苍白无力，处事优柔寡断，就会什么问题也解决不了，什么事也办不成。
　　总之，办公室工作是一门艺术，要做好学校的办公室工作，既需要有满腔的热情，还要有能为别人做嫁衣的胸怀和无私奉献的精神，尤其在当前形势下，要与时俱进，努力用“三个代表”重要思想统领学校办公室工作，切实转变工作作风，创建学习型的办公室，努力提高办公室的工作水平和服务质量，为实现学校的发展目标做出新的贡献。